Как правильно прошнуровать, прошить документы нитками в делопроизводстве, пронумеровать и заклеить сзади: пошаговая инструкция по правилам ГОСТа

В нашей статье вы найдете подробную информацию о том, как правильно прошнуровать, прошить документы нитками в делопроизводстве.

Хотя мы живем во времена интенсивного развития интернета, и большинство документов создаются в электронном виде, правильное хранение бумажной документации никто не отменял. Более того, если важные документы не будут правильно архивированы, то на фирму, предприятие, учреждение могут быть наложены штрафные санкции. А потому давайте разберемся, как правильно прошнуровать, прошить документы нитками в делопроизводстве, как их пронумеровать и заклеить сзади согласно всех правил ГОСТа.

Как правильно прошнуровать, прошить документы нитками в делопроизводстве — основные требования по правилам ГОСТа

Архивирование документов — процесс довольно простой, но все же при этом нужно придерживаться общих правил для всех государственных учреждений. Для того, чтобы упорядочить хранение бумажной документации, были разработаны общепринятые правила ГОСТа.

Как правильно прошнуровать, прошить документы нитками в делопроизводстве:

• Начинать архивирование надо с подготовки обложки, в которую впоследствии будут вложены документы. Чаще всего для этих целей используют изделия из картона. Но если вы планируете хранить документацию длительный период, потратьтесь на папку из тонкого пластика. Размеры обложки должны быть точно такими же, как и документации. Она ни в коем случае не должна даже на пару миллиметров выступать за пределы обложки.
• Далее можно приступать к подготовке документации. Ее надо внимательно осмотреть, и если есть скрепки или зажимы для бумажных листов, все аккуратно убрать. После этого можно начинать складывать листы бумаги в аккуратную стопку. По правилам, в архивном томе должно быть не более 250 листов. Если же вы архивируете накладные и счета, то их можно складывать в том в 500 листов, просто через 250 документов вложите в него пустой белый лист стандартного размера.
• На следующем этапе проведите нумерацию. Возьмите карандаш и в правом верхнем углу пропишите цифры. Учтите некоторые особенности, лист с описью архивного тома не нумеруется, нумерация по правилам ГОСТа начинается с титульного листа.
• Закончив с нумерацией, переходим к составлению описи документального архива. На чистом листе бумаге четким, разборчивым почерком прописываем дату создания архивного тома, название фирмы, учреждения, производства. В обязательном порядке указываем точное количество документов архива, предполагаемые сроки хранения, а также реквизиты того, кто выполнил эту работу.

После того, как все подготовительные работы будут закончены, можно приступать непосредственно к сшиванию документов нитками. Как это сделать правильно мы покажем вам немного ниже.

Как правильно прошнуровать, прошить документы нитками в 2 прокола — пошаговая инструкция

Самый простой способ архивирования документации — прошить документы нитками в 2 прокола. Как это сделать?

Как правильно прошнуровать, прошить документы нитками в 2 прокола — пошаговая инструкция:

• Проводим подготовку архивного тома согласно всем требованиям ГОСТа. С ними мы познакомили вас в самом начале нашей статьи.
• Далее берем дырокол и, отступив от края листа 1-2 см, делаем прокол. Старайтесь сделать его максимально аккуратно, чтобы не повредить архивные листы.
• После этого можно брать нитку и прошивать том. Чтобы листы хорошо держались в томе, нитка пропускается через отверстия 2-3 раза.
• Заканчивается шнурование на последней странице архива. Концы нитки протягиваются через отверстия и завязываются плотным узлом.

ВАЖНО: При желании вы можете шнуровать архивный том сразу иголкой, но будьте готовы к тому, что этот процесс займет немного больше времени и сил.

Как правильно прошнуровать, прошить документы нитками в 3 прокола — пошаговая инструкция

Архивирование документации способом в три прокола немного сложнее предыдущего, поэтому в этом случае лучше всего делать отверстия на бумаге именно дыроколом. Так вам будет легче проводить сшивание нитью.

ВАЖНО: В этом случае надо правильно делать прокол документации. Чтобы впоследствии листы не разъезжались, расстояние между отверстиями, сделанными дыроколом или иглой, не должно быть более 3 сантиметров.

Как правильно прошнуровать, прошить документы нитками в 3 прокола — пошаговая инструкция:

• Проводим стандартную подготовку архивного тома
• Вооружаемся дыроколом и делаем на документации три прокола, с учетом нюанса, с которым мы вас познакомили немножко выше.
• Далее берем нить и вводим ее с тыльной стороны архива в прокол находящийся по центру
• На следующем этапе вводим нить с лицевой стороны архива
• Если вы все сделали правильно, то нить вновь должна находиться с тыльной стороны, и вам надо будет продеть ее в оставшееся «пустым» отверстие
• Когда нить окажется на лицевой стороне, ее надо будет повторно продеть в центральное отверстие на тыльную сторону
• На заключительном этапе делаем плотный узелок

Чтобы вам было более понятно, как сделать архивацию подобным способом, посмотрите наше обучающее видео.

Как правильно прошнуровать, прошить документы нитками в 4 прокола — пошаговая инструкция

Если вы будете использовать для архивации данный метод, тогда обязательно используйте дырокол. Особенно если архивируете большой том. В этом случае вы сможете заранее сделать все дырочки, а потом без особых проблем протянуть через них нить. Проколы делаются стандартно. Отступаете от края 1-2 сантиметра, и делаете 4 прокола через каждые 3 сантиметра.

Как правильно прошнуровать, прошить документы нитками в 4 прокола — пошаговая инструкция:

• Начинать прошивку архива надо со второго отверстия от края. Введите в него нитку с тыльной стороны.

• Далее нить протягивается с лицевой стороны на тыльную через 1 отверстие, расположенное возле того, с которого начинали шнуровку.

• Далее снова вводим нить так же как и первый раз (в тоже отверстие).

• На следующем шаге протягиваем нить через 3 отверстие — на лицевую сторону.

• После этого вводим нить в крайний прокол и вытягиваем ее с тыльной стороны.

• Протягиваем нить так, как показано на фото выше.

• Свободные концы нити перекрещиваем и завязываем узелок.

Более подробно смотрите в видео.

Как правильно прошнуровать, прошить документы нитками на уголок — советы

Иногда в делопроизводстве требуется сшивать не только архивы, но и документацию буквально в пару стандартных листов, например, уставы. В этом случае нет надобности делать 2, 3 или 4 прокола. Подобные документы можно шнуровать на уголок.

Как правильно прошнуровать, прошить документы нитками на уголок — советы:

• В этом случае можно обойтись и иголкой с ниткой, но если хотите, используйте дырокол
• В верхнем левом углу, отступив 1-2 сантиметра, сделайте прокол
• Вводите иголку с тыльной стороны
• Протянув нитку с иголкой на лицевую сторону, сделайте другой прокол, отступив от предыдущего буквально 0.5 сантиметра
• Через этот прокол протяните нить на тыльную сторону и зафиксируйте все узлом

Как правильно при сшивании документов нитками пронумеровать страницы, провести заклеивание?

А теперь давайте более подробно разберем нюансы нумерации и заклеивания архивного тома.

Как правильно при сшивании документов нитками пронумеровать страницы, провести заклеивание:

• Нумеровать страницы архивного тома надо арабскими цифрами, исключительно по возрастанию.
• Нужная цифра прописывается аккуратным почерком в правом верхнем углу, она не должна даже на пару миллиметров «заходить» на информацию на документе.
• В случае если в архивном томе имеются деловые письма, то они также нумеруются. Сначала номер прописывается на конверте, а потом на самом письме.
• Иногда архив состоит из нескольких отдельных томов, в этом случае каждый из них нумеруется отдельно.
• Если в вашем архивном томе есть лист, размеры которого больше остальных, то он нумеруется следующим образом — номер проставляется в правом верхнем углу, а затем лист сгибается, таким образом, чтобы он не выходил за пределы верхней обложки.
• Пронумерованный архив в обязательном порядке заклеивается. Для этого, на завязанные в узел нитки, клеится листок бумаги. Следите, чтобы после проведения данной манипуляции кончики ниток свободно свисали.
• На данном листке указывается сколько документов в томе — информация пишется арабскими цифрами и дублируется прописью. Тут же можно указать, что в архиве подшиты поврежденные документы.
• Помимо этого, на листе указывается ФИО составителя архива, его подпись. Далее проставляется печать — она должна быть и на бумаге для заклеивания, и на последнем листе архива.

Сшивка и нумерация страниц документов для архива, налоговой, тетради учета — можно ли вносить исправления в случае наличия ошибок?

Иногда случается так, что архивный том готов, но оказывается, что листы не так как надо пронумерованы, или оказалось, что часть документации осталась не подшитой. Что делать в этом случае?

Сшивка и нумерация страниц документов для архива, налоговой, тетради учета — можно ли вносить исправления в случае наличия ошибок:

• Если получилось так, что во время нумерации документации вы написали одну цифру два раза, то в этом случае можно все исправить. Для этого достаточно добавить к повторной цифре букву, например, у вас в архиве будет лист 11 и 11а.
• Если же вы сбились со счета, то придется зачеркнуть цифру и прописать правильную. Учтите, что вносить исправления надо аккуратно, без жирных зачеркиваний и помарок.
• А вот если вы не вложили несколько документов в архивный том, то тут все сложнее. Просто взять и подшить в самом конце документацию у вас не получится, это строго запрещено. Все что вы можете сделать, либо заново прошивать документы, либо сделать отдельный том.

Видео: Как сделать твердый переплет для дел постоянного срока хранения?